Aviso de privacidad
AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL
III Encuentro de Investigadores de la RIU – Universidad Anáhuac Mayab
1) Identidad y domicilio del responsable
Investigaciones y Estudios Superiores, S.C., con nombre comercial Universidad Anáhuac Mayab (en lo sucesivo, “La Universidad”), con domicilio en K.M. 15.5 Carretera Mérida–Progreso, Int. Km 2 Carretera Chablekal, Mérida, Yucatán, México, es responsable del tratamiento, protección y salvaguarda de los datos personales que se recaben con motivo del III Encuentro de Investigadores de la RIU (en lo sucesivo, “El Encuentro”).
La Universidad adopta medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales y los trata conforme a los principios de licitud, consentimiento, información, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad, en términos de la normativa aplicable.
2) Datos personales que se recaban
Para la organización, operación, control y documentación de El Encuentro, La Universidad podrá recabar, de manera enunciativa y no limitativa:
a) Identificación y registro: nombre completo, país, identificadores de registro, datos para gafete/QR, confirmaciones de asistencia, y datos necesarios para control de acceso.
b) Contacto: correo electrónico, teléfono, ciudad/estado/país.
c) Académicos y laborales: institución/adscripción, cargo/puesto, grado académico, área temática o línea de investigación, semblanza curricular breve, y ORCID u otros identificadores académicos (si se proporcionan).
d) Pagos y facturación (si aplica): datos fiscales indispensables para cobro y/o emisión del comprobante fiscal correspondiente.
e) Imagen, voz y videograbación: fotografías, video y/o audio captados durante actividades del evento.
f) Datos personales sensibles (solo si usted los proporciona y conforme corresponda): información relacionada con salud, accesibilidad o requerimientos específicos (por ejemplo, apoyos de movilidad o restricciones alimentarias). Estos datos serán tratados exclusivamente para atender su necesidad durante El Encuentro, con medidas reforzadas de seguridad.
3) Finalidades del tratamiento
3.1 Finalidades primarias (necesarias)
Sus datos personales serán utilizados para:
- Registrar y administrar su participación en El Encuentro (alta, confirmación, check-in, gafete/QR, listas de asistencia).
- Gestionar la logística y operación (agenda, salas, aforos, comunicaciones operativas y atención de solicitudes vinculadas al evento).
- Contactarle antes, durante y después del evento para fines estrictamente relacionados con El Encuentro (avisos, cambios, confirmaciones y envío de constancias).
- Emitir constancias de participación y/o asistencia, y generar reportes institucionales del evento.
- Seguridad y protección civil en instalaciones, control de acceso y atención de emergencias.
- Gestión de pagos y facturación, cuando corresponda.
- Evidencia y memoria institucional del desarrollo de El Encuentro (registro fotográfico, audiovisual o sonoro).
3.2 Finalidades secundarias (opcionales)
Adicionalmente, si usted no se opone, sus datos podrán utilizarse para:
- Difusión y promoción institucional de El Encuentro y de actividades académicas relacionadas (por ejemplo, publicaciones institucionales, materiales informativos y comunicaciones).
- Encuestas de satisfacción y evaluación para mejorar futuras ediciones del evento, procurando el uso de resultados agregados o estadísticos cuando sea posible.
Usted puede oponerse a estas finalidades secundarias en cualquier momento conforme al apartado 8, sin que ello afecte su registro o participación en El Encuentro.
4) Tratamiento editorial, derechos de autor, reserva de derechos e INDAUTOR (Memorias del Encuentro)
El Encuentro contempla la publicación de memorias en formato impreso y/o digital. Para estos fines, La Universidad observará lo siguiente:
4.1 Datos tratados con finalidad editorial
Si usted participa como autor(a), coautor(a), ponente o colaborador(a) académico(a) (por ejemplo, enviando resumen, ponencia, póster, capítulo o texto), La Universidad tratará los datos necesarios para la gestión académica y editorial, que pueden incluir: nombre(s) y apellidos, afiliación institucional, país, ORCID (si se proporciona), correo de correspondencia (si aplica), así como los metadatos del trabajo (título, resumen, palabras clave, área temática) y el contenido enviado para dictamen y edición.
4.2 Licencia para edición y publicación (sin afectar derechos morales)
Al enviar un trabajo para su posible inclusión en las memorias, usted otorga a La Universidad, para fines del Encuentro, una licencia no exclusiva para realizar actos de edición y publicación necesarios, tales como: reproducir, distribuir y comunicar públicamente el trabajo en las memorias (impresas y/o digitales), así como realizar adecuaciones editoriales razonables (corrección de estilo, formateo, maquetación y ajustes de accesibilidad), sin alterar el sentido académico del contenido.
Esta licencia se limita a las finalidades académicas y editoriales del Encuentro. La autoría se respetará en todo momento y el trabajo se publicará con los créditos correspondientes.
En caso de que usted no desee otorgar esta licencia editorial, La Universidad podrá decidir no incluir su contribución en las memorias, sin afectar su asistencia al evento cuando su participación sea únicamente como asistente.
4.3 Declaraciones del autor y uso de materiales de terceros
Quien envía un trabajo declara que:
- El contenido es original o cuenta con los permisos/licencias necesarias para su uso y publicación.
- Cuenta con autorizaciones para el uso de obras de terceros (por ejemplo, imágenes, tablas, figuras, fotografías, instrumentos o fragmentos protegidos).
- Si el trabajo incluye datos personales de terceros o información identificable (por ejemplo, fotografías de personas, testimonios, listas con nombres), cuenta con los consentimientos o bases legales correspondientes para su tratamiento y publicación.
4.4 Reserva de derechos, menciones editoriales e INDAUTOR
La Universidad podrá incorporar en las memorias y en sus materiales editoriales las leyendas de derechos reservados y demás avisos editoriales que correspondan (por ejemplo, “D.R.”, símbolo “©”, créditos editoriales, restricciones de reproducción, y demás).
Asimismo, cuando resulte procedente, La Universidad podrá realizar gestiones vinculadas a la protección editorial del proyecto de memorias y/o su título o denominación, incluyendo trámites de Reserva de Derechos al Uso Exclusivo ante la autoridad competente, sin que ello implique apropiación de la autoría de las contribuciones individuales ni afecte los derechos que correspondan a cada autor(a) conforme a la legislación aplicable.
5) Uso de imagen, video y voz durante El Encuentro
Durante El Encuentro pueden realizarse capturas de imagen, video y/o audio en sesiones académicas y actividades.
- El uso para evidencia y memoria institucional forma parte de las finalidades primarias.
- El uso para difusión/promoción institucional se considera finalidad secundaria; usted podrá oponerse conforme al apartado 8.
- La Universidad procurará atender las solicitudes razonables de oposición al uso con fines de difusión, considerando la naturaleza masiva del evento y la factibilidad operativa.
6) Plataforma CVENT (registro y operación del evento)
El registro, control de participación, comunicaciones y, en su caso, encuestas de El Encuentro se realizan mediante la plataforma/app CVENT, configurada específicamente para este evento. Sus datos pueden recabarse:
- Directamente, cuando usted se registra o utiliza CVENT (formularios, check-in, agenda, encuestas).
- Indirectamente, cuando su institución o el comité organizador gestiona o valida su participación, cuando aplique.
CVENT podrá actuar como proveedor de servicios tecnológicos para la operación del registro y gestión del evento, tratando datos conforme a las instrucciones de La Universidad y a los fines establecidos en este Aviso.
7) Transferencias de datos personales
La Universidad podrá transferir datos personales únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas, por ejemplo, a:
- RIU, comité organizador y universidades de la red involucradas en la coordinación del evento, para administración de participación, logística, constancias, reportes y, en su caso, memorias.
- Proveedores tecnológicos y operativos necesarios para el evento, incluyendo CVENT y servicios asociados a registro, comunicaciones, check-in y soporte.
- Proveedores del evento (por ejemplo, audiovisuales, fotografía/video, impresión/servicios editoriales, logística, seguridad), bajo obligaciones de confidencialidad y uso limitado.
- Instituciones financieras o procesadores de pago (si aplica), para cobros y/o facturación.
- Autoridades competentes, cuando exista obligación legal o requerimiento debidamente fundado.
8) Derechos ARCO, revocación y limitación de uso/divulgación
Usted puede ejercer en cualquier momento sus Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición), así como revocar su consentimiento o solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos para finalidades secundarias.
Para ello, deberá enviar una solicitud al correo: juan.gomezla@anahuac.mx
Asunto sugerido: “Ejercicio ARCO – III Encuentro RIU”
Su solicitud deberá incluir al menos: (i) nombre completo, (ii) derecho a ejercer, (iii) descripción clara de los datos respecto de los que desea ejercer el derecho, (iv) medio para recibir respuesta, y (v) copia de identificación oficial vigente (o identificación institucional, si aplica). En caso de representación, deberá anexar el documento que acredite la representación.
Contacto designado para datos personales:
Lic. Juan Carlos Gómez Lagunas
Correo: juan.gomezla@anahuac.mx
Horario de atención: 09:00 a 17:00 horas, lunes a viernes (días hábiles), en el domicilio del responsable.
9) Conservación de datos
Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del Encuentro y conforme a disposiciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas y/o académicas aplicables. En el caso de memorias, se conservarán adicionalmente durante el tiempo razonable de disponibilidad editorial y consulta académica.
10) Consentimiento
Al registrarse y/o participar en El Encuentro mediante CVENT, y al proporcionar sus datos por cualquier medio, usted reconoce haber leído y entendido este Aviso y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos conforme a las finalidades aquí descritas.
Cuando usted proporcione datos personales sensibles, se entenderá que otorga consentimiento expreso para tratarlos exclusivamente con el propósito de atender su necesidad durante El Encuentro.
11) Cambios al Aviso de Privacidad
La Universidad podrá modificar o actualizar el presente Aviso por cambios normativos, políticas internas o requerimientos operativos del evento. La versión vigente estará disponible dentro de CVENT y en los medios oficiales del Encuentro.
Última actualización: 06 de enero de 2026.
