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IB meeting during the 2nd CNID workshop

→ Europe/Madrid
Description

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Institutional Board Meeting Notes

CNID – Institutional Board
Fecha: 3 February 2026

1. Deliverables y análisis estratégico

Acciones pendientes

  • Revisar conveners
  • Trasladar calendario revisado al Steering Group (SG)
  • Programar reunión Zoom del SG próximamente
  • Definir contabilidad de FTE (Full-Time Equivalent) por parte del SG

Propuestas

  • Contar de dos maneras distintas y analizar solapamientos paso a paso
  • Elaborar matriz de correlaciones (propuesta: Carlos Lacasta)
  • Contabilizar participantes por nombre y apellidos, asignando porcentajes a cada WG
  • Contabilizar número total de investigadores en la red (NTI), con FTE ≤ NTI

Mejora en la recopilación de datos

  • Formular adecuadamente la pregunta sobre dedicación: crear lista con nombres y apellidos y porcentajes de dedicación
  • Precisión conceptual: no preguntar únicamente por número de personas que trabajan en instrumentación, sino por número de personas que realizan I+D en instrumentación
  • Clarificación importante: la construcción de un detector, una vez finalizado el I+D, no se considera I+D
  • Formato propuesto:
    • Nombre de la persona
    • % dedicación a experimentos
    • % dedicación a I+D

2. Modificaciones a los By-Laws

Artículo 2 – Quórums de votación

  • Se modifica el requisito de 1/3 a 1/2 para realizar votaciones
  • Se habilitan votaciones online

Coordinación de Redes Temáticas

Objetivo: evitar bicefalia entre el coordinador de red temática y el coordinador de la red CNID (no temática).

Procedimiento establecido

  • El IB decide quién solicita la red temática (actuando como IP – Investigador Principal)
  • Si la solicitud es concedida: el coordinador = IP por un periodo de 2 años
  • Si la solicitud no es concedida: la persona designada por el IB debe volver a solicitar la red
    • Si la segunda solicitud es aceptada, la persona continuaría por un total de 3 años
  • Flexibilidad temporal: los plazos se adaptan a las convocatorias, que no siempre son anuales
  • Límite de intentos: cada IP puede presentar la solicitud como máximo dos veces consecutivas (en caso de no concesión)
  • Nota importante: se trabaja de convocatoria a convocatoria, no por plazos anuales fijos

Plazos y limitaciones

  • Se fija un plazo máximo de 4 años para IPs
  • Se introduce el principio de distribución/rotación entre las tres áreas definidas en CPAN

Proceso de sucesión

  • Aproximadamente 1 mes antes de la publicación de la convocatoria, se debe decidir con qué deputy coordinators se presentará la solicitud y cómo se estructura
  • Debe haber un coordinador/a elegido al menos 2 meses antes del cierre de la convocatoria

Proceso de renovación de la coordinación

  • El IB nombra a una persona para:
    • Abrir el proceso de nominación de candidatos
    • Hablar con los candidatos potenciales
    • Gestionar el proceso
  • El proceso se inicia 2 meses antes de la fecha de apertura de la convocatoria

Periodo transitorio (nuevo párrafo)

  • Ambos coordinadores (entrante y saliente) colaborarán en la presentación de la próxima convocatoria

Coordinadores adjuntos / Deputy Coordinators (nuevo párrafo)

  • Pregunta planteada: no queda claro cuál es la función de los coordinadores adjuntos
  • Respuesta acordada: asesorar y apoyar al coordinador en la toma de decisiones
  • Facultad del IB: el IB es soberano y puede decidir destituir a los coordinadores asociados si no los considera adecuados
  • Cambio terminológico: cambiar “coordinador y coordinadores asociados” por “Equipo de Coordinación”

Mejoras lingüísticas

  • Mejorar el lenguaje de la traducción de los by-laws

3. Artículo 5.3 – Observadores de la Red

Modificaciones

  • Objetivo: mostrar que la red no es un ente puramente académico
  • Se añade la categoría “socios industriales y tecnológicos” para ampliar el alcance

4. Gestión de financiación

Pregunta planteada

¿Cómo se gestiona el funding? ¿Quién decide en términos de financiación para viajes, escuelas, etc.?

Mecanismo establecido

  • Se establece un proceso de propuesta (ejemplo: financiar a un estudiante para participar en una escuela a cambio de que el logo aparezca en la organización del evento)
  • Autorización: debe ser aceptado por el IB
  • Control: debe haber registro de gastos
  • Restricción: aplicable únicamente a grupos que están en la red temática
  • Complicación identificada: si son grupos/personas que no están en la red temática, puede resultar complejo

Adición a los by-laws

  • Nuevo párrafo: en caso de solicitudes de financiación que entren dentro de los gastos elegibles en la red, el IB decidirá

5. Próximos pasos

Votaciones pendientes (online)

  1. En los próximos días: votación del documento “by-laws” actualizado en esta reunión
  2. Posteriormente: votación de la entrada de Tekniker
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